Neuer Ordner

Sichtbar für (nichts angehakt = alle Mitarbeiter)

Alle Zugänge deiner Gruppe sehen diesen Ordner. E-Mails und andere Ordner ziehst du per Maus hinein; zurück auf die oberste Ebene: auf „Ordner“ ziehen.

Themen-Ordner (z. B. RZH, Krankenkasse, Widerruf) ziehst du per Maus hier hinein – deren Tickets laufen automatisch mit. Auch einzelne Tickets und andere Ordner lassen sich hineinziehen; zurück auf die oberste Ebene: auf den Firmennamen ziehen. Wer den Ordner nicht sehen darf, sieht auch die Themen-Ordner und Tickets darin nicht.

Ordner verwalten

Posteingang, Gesendet, Erledigt und Papierkorb hat jedes Postfach. Eigene Ordner füllst du per Ziehen auf den Ordner oder über „Auswählen“ › „In Ordner …“. Löschen geht nur, wenn der Ordner leer ist. ⚠ = wichtig (offene Mails stehen im Dashboard unter „Wichtige Tickets“), 👥 = nur für bestimmte Mitarbeiter sichtbar.

CCarimera Support

Alles für Ihre Kundschaft, an einem ruhigen Ort.

Tickets, Versand, Rückholung und Anträge.

Zugang nur mit persönlicher Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung je Person zuschaltbar
Abmeldung nach längerer Inaktivität
CCarimera Support

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Verschlüsselte Verbindung

Neues Passwort setzen

(mind. 10 Zeichen)

Mit Zahl oder Sonderzeichen wird es noch stärker.

Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten

QR-Code mit einer Authenticator-App scannen (z. B. Google oder Microsoft Authenticator) – oder den Schlüssel manuell eintippen.

Schlüssel:

Zwei-Faktor-Anmeldung

Der Code ändert sich alle 30 Sekunden.

Das Tool startet gerade neu. Die Seite lädt gleich von selbst nach.
Es gibt eine neue Fassung des Tools (). Bitte einmal neu laden – danach sind alle Neuerungen da.
Strg K
Kontakt
Hausnotruf
Pflegebox
Nacharbeit
Bestand
Administrativ

Dashboard

ÜbersichtNur Inhaber

Admin-Dashboard

Alles, was nur du tun musst – an einem Ort

Sichtbar nur für Inhaber

Anstehende Aufgaben 0

Lade Admin-Dashboard…

Versand

Lade Versand…

Dashboard

Jetzt dran

Lädt …

Meine Tickets

Lädt …

Termine heute0

E-Mails nach Reaktionszeit (SLA)

Heute

E-Mails
Ordner
Ordner
0 ausgewählt
E-MailProduktBearbeiterStatusKundeErstelltLetzte Nachricht

Keine E-Mail ausgewählt.

Tickets

Ticket mit der Maus auf eine Sparte links ziehen = zuordnen. Dringende Tickets stehen immer ganz oben und erscheinen im Dashboard.

PrioKundeAnliegenSparteAngelegt
VerträgeKündigungen und Pausierungen

Kündigungen und Pausierungen

Noasys/Koala/DCO manuell (DCO nur lesend seit 30.09.2026)

StatusKundeSparteVertragsstatusGrundMitarbeiterDatum
KundeBoxBox vomErkannter GrundVertragEinsortieren
ProduktKundeStatusVertragsstatusGrundAgentGekündigt amVerarbeitet am
Administrativ Automationen-Protokoll

Automationen-Protokoll

Läuft alles? · nur Inhaber

Letzter Lauf je Automatik – grün = im Takt, gelb = überfällig, rot = deutlich überfällig oder noch nie gelaufen. Auch „0 Ergebnisse“ zählt als gelaufen.

Sendungsnummern (Noasys-Adresszusatz)

Eine Nummer ab 0034 im Adresszusatz gilt als DHL-Sendungsnummer: Sie wird beim Kunden als Versand angelegt und in Noasys aus dem Feld entfernt. Höchstens 5 je Lauf – der Wächter meldet ab 7 Schreibvorgängen in zwei Minuten.

KundeSendungsnummerAdresszusatz danachLetzter Versand
Protokoll

ZeitpunktAutomationKundeVorgangWegStand

HausnotrufGeräte-ID fehlt

Geräte-ID fehlt

Ontaro hat beim Versand keine Geräte-ID gescannt, oder der Vertrag läuft aktiv ohne Gerät. Anrufen, die Nummer vom Gerät vorlesen lassen und hier eintragen – sie geht sofort nach Noasys, die Sendung läuft danach normal weiter. Der Anrufzähler hat bewusst keine Grenze.

KundeStandTelefonAnrufeHeuteGeräte-ID nachtragen

HausnotrufGeräte-Inventar

Geräte-Inventar

HausnotrufVersendet

Versendet

Versendete Geräte mit Sendungslage. Landet ein Paket an der Abholstelle, steht es unter „Abholung“ – bitte nachtelefonieren. „Erinnert“ ruht 2 Tage und kommt dann mit „Noch nicht abgeholt“ ganz oben zurück.

AuswertungStatistik

Statistik

Anträge und Krankenkassen

Vermittler-Export Alle Kunden des Vermittlers mit Stammdaten, Vertrags- und Antragsstatus – eine Zeile je Antrag. Filtern & sortieren machst du in Excel.
Zeitraum (Einreichung)–
Krankenkassealle ▾
Geschlechtalle ▾
Region (PLZ-Gebiet)alle ▾
Pflegegradalle ▾
Vermittleralle ▾
Alter

Beendigungsgründe (Rückholung)

Gründe der Kunden, deren Vertrag beendet/gekündigt ist – die Fälle, die in die Rückholung laufen.

⚖ Vergleichen – zwei Auswertungen nebeneinander (je eigener Zeitraum & Kasse)

alle ▾
alle ▾
alle ▾
alle ▾

Je Krankenkasse

KasseKundenGenehmigtAbgelehntOffenAktivGekündigtØ Tage bis GenehmigungØ Tage bis AblehnungNachgenehmigt

In Versorgung gegangen – je Monat

Lade …

Bitte bestätigen

Heute abwesend

Herunterladen

Kunde prüfenQuality-Kampagne

Warum wird gekündigt?

Der Grund steht danach in der Kündigungsliste. Falsche Anschrift gehört nicht hierher, sondern zu „Umgezogen“.

Akte

Serien-E-Mailnur Inhaber

Geht als einzelne E-Mail an jeden Kunden der Gruppe, der eine Adresse hat – jede erzeugt ein Ausgangs-Ticket. Platzhalter: {name}

Text

Rechte – Gilt für Nutzer und Admins

Gilt für Nutzer und Admins (der Inhaber darf immer alles). Aus = Bereich unsichtbar/gesperrt, Sehen = nur lesen, Voll = arbeiten. Zusätzlich: Querschnitts-Rechte unten.

Bereiche und Kampagnen
BereichZugriff
Produkte

Nur angehakte Produkte sind sichtbar/bearbeitbar. Pflegebox-Kunden bleiben zusätzlich sichtbar, wenn dieselbe Person ein erlaubtes Hausnotruf-System besitzt. Alles angehakt = keine Einschränkung.

Hausnotruf (Noasys) Hausnotruf (DCO) Pflegebox (Carimera) Pflegebox (Kurfürst)
Querschnitts-Rechte
E-Mails senden Briefe senden Anrufen Exporte (Excel/CSV) Storno/Kündigung auslösen KI-Vorschläge (Tickets) System-Links (Noasys/Koala öffnen) Löschen (E-Mails, Tickets, Fälle) Importe & Prüfläufe Korrekturen an Sendungen & Fällen Systemverwaltung Dokumente übertragen
Plattformen
Plattform Carimera Support Plattform Carimera Funnel Plattform Carimera Briefe Plattform Carimera Anträge Plattform Carimera Partner Excel-Export Carimera Partner

Rechte – Partner-Zugang

Aus = Menüpunkt weg und gesperrt, Sehen = nur ansehen (nichts anlegen, speichern, senden), Voll = wie bisher. Gilt sofort.

Menüpunkte
MenüpunktZugriff
Zusätzlich
Excel-Export der Abrechnung Abrechnung erstellen

Beide Haken gelten nur, wenn „Abrechnung“ auf Voll steht.

Senden an …

Empfänger bei der Kasse wählen (Mehrfachauswahl):
AnträgeAbgelehnte Anträge

Abgelehnte Anträge

Eingereicht von / bis
Abgelehnt von / bis
Ablehnungsgrund
System ▲KundeKasse ▲Eingereicht ▼Abgelehnt am ▼AblehnungsgrundNotizWiderspruch
System ▲KundeKasse ▲Eingereicht ▼Genehmigt ▼

Telefonie

Anrufen über sipgate

Anrufen Click-to-Dial über sipgate

Die gewählte Nummer bestimmt Produkt/Mandant (Absender). Deine sipgate-Geräte-ID wird gespeichert.

ZeitRichtungSparteWerStatusDauerAgentNotizAktion
KontaktBriefe

Briefe

Alle Briefe, die über LetterXpress verschickt wurden

DatumKundeAnlassAnschriftAuftragSendungPDFStandAktion
HausnotrufQuality-Calls

Quality-Calls

KundeNotizAnrufeHeuteTermin
Persönlich Farben

Farben

Dein Farbprofil · gilt nur für dich, auch nach dem nächsten Anmelden

Farbprofil wählen
Wähle hier dein persönliches Design – die Wahl gilt nur für dich und wird sofort übernommen (auch beim nächsten Anmelden). Kollegen sehen weiterhin ihr eigenes Profil; ohne Wahl gilt das Standard-Blau.
Live-Vorschau
So sieht das Support-Tool mit deinem Profil aus
Darstellung
HausnotrufInbetriebnahme

Inbetriebnahme

Zugestellte Geräte nachtelefonieren, Dokumente einspielen, Defekt und Storno bearbeiten
HausnotrufRückholung

Geräte-Rückholung

HausnotrufNeuversand

Neuversand

Gerät aufnehmen

Rückläufer erfassen und erneut verschicken
Bitte Grund wählen

PflegeboxUmgezogene Kunden

Umgezogene Kunden
AdminArchiv (nur Inhaber)

DCO-Archiv: Sicherung und Umzug nur lesen

DCO-Status

Sicherheitsschalter

PflegeboxAbholung

Abholung

Persönlich Abwesenheit

Abwesenheit

Urlaub oder Krank eintragen · offene Mails werden automatisch umverteilt

Abwesenheit eintragen
Trage Urlaub oder Krankheit ein. Offene E-Mails abwesender Kollegen werden automatisch an den am wenigsten ausgelasteten anwesenden Mitarbeiter weitergeleitet (Termine zählen doppelt als Auslastung).
Meine Abwesenheiten
MitarbeiterTypVonBisNotiz
KundenKunden

Kunden

Zentrale Suche über alle Produkte – Vertragsstatus je Sparte auf einen Blick
Lade Zähler …
StammdatenKrankenkassen

Krankenkassen

Verzeichnis je Sparte mit Kontaktdaten, Sachbearbeitern und Kundenzahlen

KrankenkasseKundenAktivTelefonE-MailSachbearbeiter

Neue E-Mail

Absender: Funnel-Postfach – die Mail erscheint beim Funnel-Kunden
Nachricht
Keine Datei gewählt

📄 Inbetriebnahme-Erklärung –

Leistungsbeginn (01. des Zustellmonats): —Zustellmonat unbekannt – bitte unten wählen

⚠ Es muss entschieden werden – das Fenster bleibt offen (auch nach Absturz oder Neuanmeldung), bis eine Wahl getroffen ist.

🔍 Ausschnitt-Prüfung – sitzt der Rahmen auf der Unterschrift?

Links die Seite des ALTEN Dokuments mit rot eingezeichnetem Bereich, rechts genau das, was in die neue Vorlage gesetzt wird. Sitzt der Rahmen auf der Fußzeile statt auf der Unterschrift, stimmen die Koordinaten für dieses Dokument nicht – dann bitte melden, wir messen nach, bevor Dokumente entstehen.

Seite mit Rahmen Ausschnitt

↩️ Storno – Kunde über die Retoure informieren

Bitte die folgenden Punkte mitteilen:

📦 Retourenadresse
WeFix c/o Sheko GmbH Poelchaukamp 8 22301 Hamburg
💶 Es fällt eine Aufbereitungsgebühr von 30 € an.
Wichtig: Der Kunde darf den Vertrag nicht selbst bei der Krankenkasse stornieren – das übernehmen wir nach Geräteeingang. Andernfalls berechnen wir den laufenden Monat und jeden weiteren, bis das Gerät zurück ist.

⬆ Inbetriebnahmen einspielen

PDFs auswählen (Dateiname = Versichertennummer [Noasys oder DCO/KassenNr] oder Kundennummer). Du kannst einfach ALLES hochladen, was du hast: Übernommen werden nur Noasys-Kunden, die in der Kampagne auf ihre Erklärung warten (Offen/Termin oder Erledigt ohne Noasys-Versand bzw. mit „Dokument prüfen“) – der Rest wird aussortiert und nicht gespeichert (DCO-Kunden immer, dort ersetzt der Import den Alt-Bestand). Sie werden dem Kunden zugeordnet, das Datum ist automatisch der 01. des Zustellmonats aus der Sendungsverfolgung. Noasys-PDFs werden beim Hochladen automatisch gestempelt und komprimiert (Zustelldatum im hellblauen Kasten auf Seite 1 + 2, danach ist alles ein Bild, unter 500 KB – wie dein Skript). Danach unten gesammelt senden – Noasys: Dokument + 27-€-Monatskomponente (vorhandene Komponenten werden übersprungen, keine Doppel-Abrechnung) · DCO: aus deinem hochgeladenen ALTEN Dokument wird automatisch das neue erzeugt (Unterschrift ausgeschnitten, Daten in die Vorlage, flachgerechnet), die alten Erklärungen in DCO werden gelöscht, das neue hochgeladen und das Inbetriebnahme-Datum gesetzt. Übertragene Dateien werden gelöscht.

DateiKundeBeginnStand

Rücksende-Label –

Mitarbeiter-Chat

Anrufen –

„Anrufen“ wählt mit deinem Telefon-Programm (tel:-Link, z. B. sipgate-App). Der Anruf ist beim 📞-Knopf schon gezählt – in der Telefonie-Statistik taucht er nicht auf.

Kontakt anlegen

Sachbearbeiter übertragen

Legt den Kontakt zusätzlich bei einer Kasse der Ziel-Sparte an – der Eintrag hier bleibt unverändert.

Kasse bearbeiten

Label erstellen

Vorausgefüllt mit den Versichertendaten – für eine abweichende Lieferadresse die Felder einfach überschreiben. Das Label wird mit diesen Daten erstellt.

Kündigen

Wird als Aufgabe für den Inhaber vermerkt (Dashboard + Bereich „Kündigungen“) und dann manuell in Noasys/Koala umgesetzt. Am Kunden ändert sich hier nichts automatisch.

Storno –

Der Kunde wandert in den Ordner „Storno“ (nur für dich sichtbar). In Noasys wird nichts geändert – du exportierst die Liste als Excel und arbeitest sie abends ab. Sobald der Zuschuss in Noasys auf „cancelled“ steht, wandert der Kunde automatisch nach „Storno bearbeitet“.

Kundenkarte

Sendungsnummer korrigieren

Nach dem Speichern wird die Sendung neu angemeldet und startet in „Versandt“.

⬆ Sendungen eingespielt

Storno – Gerät doch nicht erwünscht (Versand)

Der Kunde wandert mit dieser Meldung automatisch in „Kündigungen“.

Doppelt geführt

Mehrfachauswahl treffen und unten „Als erledigt markieren“ – erledigte Fälle verschwinden aus der Liste; „Erledigte anzeigen“ holt einzelne zurück.

DCO › Noasys Statusaktualisierung

Diese Kunden sind nach Noasys übertragen, aber ihr Status in DCO hat sich danach geändert. Bitte in Noasys prüfen und von Hand nachziehen – das Tool ändert in Noasys nichts. „Erledigt“ merkt den neuen Status als bekannt.

E-Mail unzustellbar – Kunde anrufen

Der Mailserver konnte diese E-Mails nicht zustellen (Postfach voll oder Adresse unbekannt). Die Mail-Erinnerung des Vorgangs ist angehalten – SMS und Brief laufen weiter. Bitte den Kunden anrufen und die Adresse prüfen; eine geänderte Adresse hebt den Stopp von selbst auf.

KI-Vorschläge

Die KI schlägt nur vor. Ausgeführt wird erst, wenn du „Bestätigen“ drückst – „Verwerfen“ legt den Vorschlag ab, ohne etwas zu ändern.

KI-Bericht

Pflegebox-Mail prüfen

Koala-Aufträge für den Bot

Aufträge aus bestätigten Pflegebox-Mails. Eingabe-Datei je Mandant herunterladen, unter tools/bots/_eingaben/ speichern und in der Bot-Werkstatt ausführen – danach hier „Erledigt“.

Zustellhinweise im Bestand aufteilen

Bisher landeten alle Hinweise des Mailservers in EINER Konversation. Der Lauf teilt sie je Empfänger und ursprünglicher Mail auf, ordnet Kunde und Vorgang zu und blendet die technischen Anhänge aus. Es wird nichts gelöscht und nichts verschickt.

Kündigungen manuell umsetzen

Status – Bemerkung

Anruf

00:00
Weiterverbinden in MicroSIP (Transfer)
📞 · 00:00 ▴

Termin vereinbaren –

Quality-Call –

📟 Gerät zuordnen
Gerät

„Speichern“ schickt das Stammblatt nach Noasys – die Maske bleibt offen. Bezugspersonen speichern sofort einzeln.

🧑 Kundendaten
Anrede fehlt
Kunden-Notiz (Tool-intern)

Änderungen an Name/Adresse/Kontakt werden beim Speichern ins Hausnotruf-System zurückgeschrieben.

👥 Bezugspersonen
📦 Abweichende Versandadresse läuft immer in den manuellen Versand – keine Ontaro-Übertragung
🩺 Gesundheit
Krankheiten
Medikamente
Medikamentenplan vorhanden Weitere Personen im Haushalt
🏠 Gebäudeart / Lage
Einfamilienhaus Mehrfamilienhaus Reihenhaus Hinterhaus
Sonstige Hinweise zur Gebäudeart
🏠 Gebäude / Wohnung
Mehrparteienhaus
🗒 Hinweise / Anmerkungen
✅ Abschluss-Bestätigung Pflicht vor dem Versand
Hat der Kunde einen Betreuer? (geklärt) Wurde die Adresse abgeglichen? Mitgeteilt, dass es ein HAUSnotruf ist?
ℹ️ Stand
–
📅 Termine
–
🔧 Inbetriebnahme 0/10
Geräte-ID—
⚠ Geräte-ID fehlt
Noch keine Notizen.

🛠 Gerät defekt

Was ist defekt? Die Notiz erscheint in der Spalte des Defekt-Reiters.

💾 Wirklich schließen ohne zu speichern?

Du hast in diesem Fenster etwas geändert, aber noch nicht gespeichert.

⬇ Dokumente als ZIP

Notweg bei Noasys-Sperre: Die Lager-Dokumente (bereits gestempelt + komprimiert – exakt so, wie sie nach Noasys eingespielt würden) als ZIP. Jede Datei heißt wie die Noasys-Kundennummer – direkt passend für dein Upload-Tool.

✗ Pflegebox stornieren

Der Kunde will die Pflegebox kündigen. Der Fall wandert in den Reiter „Storno“ und es entsteht ein Kündigungs-Auftrag (Sparte „Umgezogene“) – außer es liegt schon einer offen.

🗑 Sendungsnummer löschen

Sendungsnummer wirklich KOMPLETT löschen?

Der Fall verschwindet aus allen Reitern (inkl. Anruf-Protokoll); die Nummer kann danach über „Sendungen einspielen“ neu und richtig zugeordnet werden.

🔎 Mahn-Vorschau – was der nächste Automatik-Lauf einreihen würde

KundeNächster SchrittVertragsendeWegHinweis

Neues internes TicketAufgabe für das Team anlegen

Kunde optional
Noch kein Kunde gewählt – oben suchen.

Versandlabel erstellen –

DHL Paket

Sparte

Ticket löschen

Dieses Ticket wirklich endgültig löschen?

Neuversand stornieren

Der Kunde wandert in den Reiter „Storno“ und es entsteht ein Kündigungs-Auftrag (Sparte „Neuversand“) – außer es liegt schon einer offen.

Box-Abholung stornieren

Es entsteht ein Kündigungs-Auftrag (Sparte „Box-Abholung“) und der Monatsversand wird gestoppt – außer es liegt schon einer offen. Der Fall wandert nach „Informiert“ und steht dort ausgegraut ganz unten; holt der Kunde die Box doch noch ab, wandert er nach „Abgeholt“.

Bitte genau prüfen: Der Storno lässt sich hier nicht zurücknehmen – Kündigungs-Auftrag und Versandstopp gelten sofort.

Abholung nicht möglich

Wieso ist die Abholung nicht möglich? Der Kunde bekommt den roten Schleier und rutscht ans Ende der Liste.

–

✉️ E-Mail an den Kunden

Eingehender Anruf
0:00
—
📞 Notiz zum Anruf :